Las empresas al transcurrir el tiempo van teniendo la necesidad de realizar cambios para adaptarse o aprovechar el entorno, todo con el fin de obtener mejores resultados, uno de estos cambios puede ser la creación de departamentos que anteriormente eran inexistentes o que muy pocas empresas lo tienen, este sería el caso del Departamento de Protocolo, en donde, su presencia se ve en grandes empresas, aunque las medianas van poco a poco viendo la necesidad de tener uno de estos.
En resumen, el departamento de protocolo es el que se responsabiliza de que todos lo eventos tantos internos como externos que organice la empresa (o que participe la empresa en el caso de algunos externos), presente los debidos procedimientos y acciones que hagan identificar los valores de las empresas, es decir, que muestre la identidad de la empresa frente a los asistentes del evento.
De lo anterior su importancia en la actualidad, en un mundo empresarial donde el branding o el concepto de Marca es muy importante para generar fuerte relaciones o alianzas estratégicas con otras empresas, el departamento de protocolo es clave para aprovechar un evento y lograr cerrar dichas estrategias empresariales.
Estructura de un departamento de Protocolo
Es necesario presentar brevemente cada uno de estos puestos y describir la estructura de este departamento porque es una unidad poco conocida entre las empresas.
Como es claro, se desempeña como jefe de departamento y está a cargo de desarrollar planes para garantizar que los eventos comerciales sean exitosos. Dirección General de Protocolo.
Asesores de Protocolo: Estas personas comparten las responsabilidades de la gerencia para comunicar y promover las estrategias del departamento, así como brindar asesoramiento a la gerencia.
Administración del protocolo: Este grupo está a cargo de las finanzas y la economía del evento, así como de todos los trámites relacionados.
Personal Auxiliar: Estas personas tienen un papel directo en el evento y ayudan a transmitir los valores de la empresa a los invitados. Pueden ser categorizados como azafatas, traductores, técnicos o cualquier otra persona que ayude con el evento.
Relaciones públicas: estos profesionales son los encargados de mantener la presencia online de la empresa, especialmente cuando se trata de promocionar eventos y fomentar la participación en las redes sociales.
Para entender completamente el evento, la secretaria se concentra en hacer contacto con otras empresas o asistentes. También puede ayudar en la coordinación de grupos y supervisar la documentación del personal administrativo.
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