En el mundo de la organización de eventos existen dos momentos fundamentales: la introducción del briefing y la aprobación del proyecto por parte del cliente.
Ambos son un pequeño tsunami en la vida de un organizador de eventos, ya que involucran la coordinación del equipo, la gestión del tiempo y los recursos necesarios para entregar propuestas exitosas y eventos de calidad excepcional. Para lograr estos objetivos (y no morir en el intento), los organizadores de eventos están capacitados en la disciplina central de nuestra carrera: la planificación de eventos.
Importancia de la planificación de eventos
De hecho, cada vez es más habitual que las instituciones cuenten con planners o responsables de la planificación de eventos. La planificación de eventos es clave para su diseño:
- Una buena planificación comienza con el análisis de tareas.
- No podemos asumir que verificar los objetivos de comunicación del cliente es suficiente. Es imperativo comprender su estrategia de comunicación global (ya que nuestra campaña es su vehículo) y compararla con la de sus competidores.
- Necesitamos realizar un análisis sociodemográfico de los invitados, así como obtener el mayor conocimiento posible sobre sus intereses, pensamientos y tendencias hacia nuestros eventos.
- Evaluar el impacto de nuestras actividades y verificar nuestro presupuesto.
Este análisis te permite enfocar la campaña en todos los aspectos: desde las ideas hasta los pasos. Más importante aún, permite al organizador configurar el equipo necesario para dar una respuesta atractiva y eficaz al cliente. En la mayoría de los casos, un equipo interdisciplinario puede entregar propuestas en tiempo récord.
Equipo de planificación
El personal creativo, los escenógrafos, los productores, los directores de arte y los especialistas en comunicación hacen todo lo posible para entregar el mejor proyecto posible, un proyecto que cumpla con los objetivos y supere las expectativas del cliente.
Para lograr esto, el planificador administra el tiempo y la carga de trabajo del equipo. Su principal herramienta de trabajo en la Fase 1 fue la primera reunión de tráfico semanal en la que los planificadores asignaban tareas específicas a los miembros del equipo y establecían plazos de entrega.
El informe de esta reunión, conocido como documento de tráfico, se distribuye en toda la agencia para que todo el equipo esté al tanto de la fecha límite. Una vez lista la propuesta hay que presentársela al cliente para conseguir su aprobación y así enamorar al cliente.
Y en este punto, cuando se firma el contrato, la planificación de eventos vuelve a ser importante:
- Ahora tenemos que convertir la idea en realidad, y una buena planificación de tareas, fechas de aprobación del cliente y fechas de producción son esenciales para eso.
- Por no hablar de la gestión óptima del presupuesto, un documento vivo que debe actualizarse a medida que se desarrollan los proyectos.
- Y no se olvide de la increíble compilación donde destacamos el mensaje y el contenido de nuestros presentadores en un escenario único e impresionante.
- Estos documentos también se completan junto con planos de montaje y desmontaje, hojas de inspección y hojas de equipos.
Las herramientas son planificadores, tijeras y agujas personalizadas que poco a poco crean eventos únicos y diversos.
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