En el contexto de la gestión de proyectos, un programa consta de una organización de programa y varios proyectos que persiguen objetivos comunes. En consecuencia, la gestión del programa significa el inicio, la planificación, el seguimiento y el control de un programa con el fin de implementar un objetivo que es importante para la organización patrocinadora.
La tarea de la gestión de proyectos es controlar todos los programas y proyectos de una empresa. La gestión de proyectos no solo significa seleccionar los proyectos adecuados, sino también monitorear y controlar los proyectos en curso de tal manera que traigan el máximo beneficio a la empresa en su conjunto.
La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) juega un papel central en la gestión de programas y proyectos. Debe apoyar y coordinar los proyectos de una empresa o unidad organizativa y alinearlos con la estrategia corporativa. En la práctica, sin embargo, no existe un entendimiento uniforme de qué es exactamente una PMO, ni qué poderes y responsabilidades tiene. La gama de interpretaciones encontradas en la práctica va desde la simple función de apoyo al trabajo del proyecto hasta el centro estratégico de todas las decisiones de inversión de una empresa.
Organización del proyecto
Como proyectos temporales, los proyectos tienen una unidad organizativa temporal que está integrada en la organización de apoyo (por ejemplo, empresa o programa) y tiene su propia forma organizativa interna.
Organización del proyecto dentro de la organización de apoyo
Ningún proyecto se sostiene por sí solo, ya que ni siquiera existiría sin una organización encargada. En consecuencia, un proyecto está integrado en una organización global, por ejemplo, directamente en una organización de la empresa (organización de línea), un programa u otro tipo de organización de apoyo (por ejemplo, un consorcio).
Se hace una distinción entre tres tipos básicos de cómo los proyectos están integrados en la organización general, independientemente de las formas organizativas que existan.
Organización interna del proyecto
La organización (interna) del proyecto incluye todos los comités (comité de dirección, equipo de gestión del proyecto, apoyo al proyecto, comité de cambio), descripciones de funciones (cliente, director del proyecto, asistente del proyecto), reglamentos organizativos (plan de comunicación, descripciones del proceso) así como las estructuras de Gestión y toma de decisiones (organigrama del proyecto, canales de escalada).
Dado que los proyectos son limitados en el tiempo y están sujetos a incertidumbres, necesitan una forma flexible de organización que pueda reaccionar rápidamente a los cambios (tanto externos como internos). Esto es particularmente cierto si el proyecto requiere un equipo interdisciplinario cuyos miembros solo puedan trabajar juntos de manera virtual.
Por lo tanto, los equipos en gran parte auto organizados sin una estructura de gestión jerárquica son típicos de los proyectos, incluso si hay proyectos que funcionan de manera estrictamente jerárquica.
Roles en el proyecto
Una parte esencial de la organización del proyecto es el nombramiento y descripción de los roles con sus responsabilidades y autoridades. Los roles más importantes dentro de la organización del proyecto incluyen:
- Cliente.
- Comité Directivo.
- Gerente de proyecto.
- Asistencia al proyecto.
Software de gestión de proyectos
El uso de software para la gestión de proyectos está aumentando de manera constante, pero debe ser visto de manera muy crítica. Por un lado, incluso la herramienta más cara no reemplaza la competencia del director del proyecto. Por otro lado, la gestión de proyectos consiste en gran parte en tareas recurrentes y procesos estandarizados, para los cuales el uso de EDP representa un beneficio considerable.
Con la decisión de adquirir una herramienta especial para la gestión de proyectos, surgen cuatro desafíos para el usuario:
- Decisión por uno de los cada vez más productos que no son compatibles entre sí.
- Conexión con el entorno informático existente: contabilidad, calendario de citas, programas de comunicación, programas ERP, etc.
- Asegurarse de que todos los participantes del proyecto tengan acceso al software de gestión de proyectos y al contenido que gestiona.
- Disposición de los involucrados en el proyecto para involucrarse y utilizar activamente el software de gestión de proyectos.
Esto da como resultado los criterios básicos para la selección de un software de gestión de proyectos:
- No es el mejor, pero se debe elegir el sistema de software mejor adaptado.
- La introducción del software de gestión de proyectos debe combinarse con un proceso de desarrollo organizacional (motivación y formación de los empleados).
- El software solo debe tener las funciones que realmente se necesitan y se utilizan.
Ahora bien, en un mundo tan globalizado como es el actual, las necesidades del mercado laboral demandan un profesional cada vez más competitivo. La Maestría en Gestión de Proyectos de CEUPE Business School, centro asociado PMI Project Management Institute de Madrid - España, es actualmente uno de los programas de dirección y gestión de empresas con mayor salida profesional en el mercado global, capaz de integrar las competencias y exigencias académicas y profesionales de acceso que solicita el PMP – Project Management Professional y el PMI - Project Management Institute.
La Maestría en Project Management tiene un programa con una metodología totalmente práctica, y enfocado al ámbito de las empresas, sumado a la impartición por profesionales con dilatada experiencia profesional en cada una de las materias impartidas y unidades didácticas, hace que se convierte actualmente en uno de los programas Project con mayor reputación del mercado. La profundidad y enfoque del programa totalmente actualizado en sus materias, le dotan de argumentos suficientes al programa, una vez finalizado por el alumno, para que éste se encuentre plenamente capacitado a nivel de competencias profesionales para desarrollar con solvencia la gestión de proyectos de cualquier organización empresarial a nivel directivo.
Con este curso internacional de postgrado y a través de la propuesta de casos prácticos reales de empresas, el alumno será capaz de desarrollar proyectos y procesos, superando objetivos y dificultades basadas en la gestión óptima de los recursos o del tiempo, de saber informar y gestionar de manera eficiente equipos de trabajo, identificando las fortalezas de cada uno de los miembros y a su vez proponiendo roles dentro del proyecto a cada uno de sus miembros. De igual modo se trabajan aspectos esenciales que influyen en la gestión de proyectos como la resolución de conflictos o corrección/minimización de los fallos, la superación de metas, la consecución de logros en base a trabajar por objetivos previamente marcados, o el control de la información, de sus canales, de la recepción de los mensajes a los miembros que participan en el grupo.
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